Как провести успешное совещание?
Цели совещания
Сразу следует определиться, с какой целью требуется провести мероприятие, так как от этого зависит стратегия подготовки, объем и тип предоставленной сотрудникам информации, даже поведение руководителя. А цели могут быть следующими: 1. Предоставление определенной информации. То есть, доклад. Провести рабочее совещание такого типа проще всего, так как от руководителя требует донести до сотрудников ту или иную новость, приказ и так далее. 2. Обмен мнениями. Обычно обсуждается определенная тема – текущая ситуация в подразделении, нововведения, потенциальные перспективы и риски нового проекта/сотрудничества и так далее. В совещаниях такого типа принимают участие не все сотрудники, а определенные специалисты. 3. Мозговой штурм. Проводится для решения одной, определенной проблемы. Особой подготовки не требует, так как суть мероприятия – генерация как можно большего количества идей, но без критики и отрицания. И наибольшую важность имеет анализ проведенного совещания, тех идей, которые были высказаны.Планирование и подготовка
Чтобы любое собрание прошло успешно и дало нужные результаты, необходимо учитывать несколько моментов. Первый – четкая цель. Не стоит проводить совещание только потому, что «так положено» или для укрепления дисциплины в коллективе. Каждое собрание – это время, которое должно быть потрачено на благо компании. Поэтому четкая цель, конкретные задачи, которые нужно решить – основа мероприятия. Второй – тщательная подготовка. Провести деловое совещание успешно может только тот, кто знает тему, имеет достаточно много материалов, аргументов, четко обозначает свою позицию, ее сильные стороны. При необходимости подготовка проводится и для сотрудников, заранее – раздаются материалы для изучения. Третий – продуманная структура совещания и его четкие временные рамки. Мозг человека не может слишком долго работать в «авральном режиме», воспринимать слишком много информации за один промежуток времени. Поэтому вступительный доклад должен продолжаться не более 10 минут, а обсуждение вопросов не стоит затягивать надолго.Структура конструктивного совещания
Подобные собрания состоят из четырех частей, и в каждой из них руководитель должен решить определенные задачи:- Подготовка. На этом этапе участникам предоставляется нужная информация (повестка дня, варианты нового проекта и так далее). Важно сформировать «правильные» ожидания у сотрудников, эмоционально настроить их на эффективное взаимодействие, активное участие в обсуждении проблем, планов и решений.
- Начало собрания. Руководитель зачитывает короткий доклад или формирует тему и цель собрания. Это позволяет участникам настроиться на работу, отвлечься от рутинных дел.
- Основная часть. На этом этапе озвучивается основная задача или проблема, утверждаются ключевые вопросы, по которым должны быть приняты решения, проводится обсуждение темы, генерация идей.
- Завершение. Нельзя сразу после обсуждений (которые могут быть достаточно бурными) отпускать сотрудников, оставляя их спорить за пределами кабинета. После каждого совещания должен остаться конструктив, готовые идеи, которые не вызывают разногласий – это и есть правильное завершение мероприятия.
Эти правила универсальны, они подходят всем типам совещаний.Но есть еще один момент, который не учитывают молодые руководители, новички в этой сфере: собственная психология. Нервозность и страх могут свести на нет всю подготовку, но как преодолеть неуверенность в себе, знают немногие.
Несколько советов от психологов
Как правильно проводить совещания, если вы слишком переживаете? В первую очередь нужно понять, что нервозность – это нормально. На первых порах. Не нужно считать себя слабаком из-за комплексов или неуверенности. Этим вы еще больше загоняете себя в угол, и вместо уверенного в себе лидера сотрудники увидят дрожащее создание. Не очень эффектно.Но что делать?
Воспользуйтесь простыми рекомендациями. Расслабьтесь физически. Для этого достаточно 5 минут – просто попрыгайте, позволив рукам и голове свободно болтаться. Со стороны выглядит смешно, но такая «физкультура» позволяет снять зажимы в теле, вызванные нервным напряжением. И внешне вы будете выглядеть увереннее. Правильная осанка. Расправить плечи, отвести их немного назад, немного приподнять подбородок, выровнять спину. Пара минут в таком положении, и внешняя уверенность перейдет во внутреннюю – это подтверждается исследованиями. Медленная речь. Явный признак нервозности – быстрый разговор, поэтому, если хотите, чтобы ваши слова имели вес, говорите медленно. Низкий тембр. При стрессе у людей повышается голос, из-за напряжения голосовых связок. Чтобы расслабить их, зевните несколько раз, можно прополоскать горло теплой водой. Следите за телом. Руки, нервно комкающие лист бумаги, постукивание ручкой, «закрытые» позы выдают неуверенность и желание побыстрее исчезнуть из кабинета. Если вы стоите, то вас выручит аккуратная папка (ее нужно держать обеими руками, но не судорожно цепляясь). Ничего нет в руках? Берите пример с Ангелы Меркель (на многих фото у нее аккуратно сцеплены пальцы рук). Также можно сложить кончики пальцев вместе, а кистями покачивать в такт разговору. Ноги должны быть немного расставлены (это касается мужчин). Если руководитель – женщина, эффектной и уверенной будет поза, при которой одна нога немного выдвинута вперед, стопы слегка развернуты друг от друга. Напоминает третью позицию в балете. Вот и все рекомендации на тему того, как провести совещание с подчиненными. Воспользовавшись ими, вы заслужите репутацию уверенного в себе руководителя, достойного уважения. Действуйте!Больше статей и информации читайте в моем Telegram канале: Business LIVE
P.S. Будем дружить, напишите мне в:
Facebook | Instagram | YouTube | Telegram | Twitter | LinkedIn
С уважением, Александр Ратинский.
Полезные ссылки для вас:
Uber — 5$ на поездку, регистрируйтесь