Как легко и удобно хранить файлы и быстро их находить? Есть ответ :)
Пока я не был знаком с этим способом организации документов, нужный файл было проще найти в интернете и снова скачать, чем искать на жестком диске. Таких как я — очень много. Почти все. Ведь чем дольше мы работаем за одним и тем же компьютером, тем больше накапливается в нем информации. Которую мы сваливаем как попало и куда попало. В результате, найти что-то нужное становится очень сложно. Порой, вообще невозможно.
Хотите узнать, как получить удобные архивы, поиск в которых легок и быстр?
Знаете почему почти у всех нас в компьютере черт ногу сломит? Потому что мы допускаем 2 ошибки при сохранении и сортировке файлов.
Первая ошибка. Мы не даем файлу достаточно подробное имя. Порой, имя файлу заменяет безликое 1.doc или 123.pdf или что-то похожее. Пойди потом, разберись, что скрывается за такими названиями.
Вторая ошибка. Мы плодим папки. Я не буду описывать то, как мозг хранит данные, но буду утверждать следующее. Мы пытаемся хранить данные на компьютере так же, как и в мозгу. Побочным эффектом этого выступает сильное разрастание древа папок вглубь.
Что же делать?
Не будет неожиданным, если я скажу, что нужно давать файлам подробные имена. «Отчет по продажам.doc» — относительно подробное имя, но и его мало.
Отчет по продажам преобразователей частоты N50 за 1й квартал 2011 года.doc
— вот это хорошее имя для файла.
Это был первый шаг. Второй — разделить файлы на те, к которым обращаешься часто, и которые нужны редко. В этих двух больших папках не допускать больше второго уровня вложенности, чтобы не было скрытых от глаз папок глубоко внутри.
Теперь возникает вопрос — по какому признаку объединять материал в папки. Ответ — по проекту, к которому этот материал относится. Например:
- ЧАСТО
- Семинар по продажам
- Диплом
- Контракт с ПромДорТоргом
Выполняя эти простые рекомендации, вы всегда сможете быстро отыскать нужный документ. Как показала практика, если вы храните документы подобным образом, то находите их так же быстро, как через поиск по файлам.
Оригинал на сайте www.time4life.ru