Как провести успешное совещание?

0
302

Совещание – популярный и эффективный инструмент управления, который позволяет донести до сотрудников определенную информацию, оценить ситуацию в компании, найти оптимальные решения определенных проблем и так далее.

Но эффективность совещания напрямую зависит от того, как его провести, и в этом деле есть немало тонкостей. Начинающему руководителю сложно провести совещание так, чтобы оно дало нужный результат, но несколько советов помогут подготовиться к мероприятию, избежать распространенных ошибок.

Цели совещания

Сразу следует определиться, с какой целью требуется провести мероприятие, так как от этого зависит стратегия подготовки, объем и тип предоставленной сотрудникам информации, даже поведение руководителя.

А цели могут быть следующими:
1. Предоставление определенной информации. То есть, доклад. Провести рабочее совещание такого типа проще всего, так как от руководителя требует донести до сотрудников ту или иную новость, приказ и так далее.
2. Обмен мнениями. Обычно обсуждается определенная тема – текущая ситуация в подразделении, нововведения, потенциальные перспективы и риски нового проекта/сотрудничества и так далее. В совещаниях такого типа принимают участие не все сотрудники, а определенные специалисты.
3. Мозговой штурм. Проводится для решения одной, определенной проблемы. Особой подготовки не требует, так как суть мероприятия – генерация как можно большего количества идей, но без критики и отрицания. И наибольшую важность имеет анализ проведенного совещания, тех идей, которые были высказаны.

Планирование и подготовка

Чтобы любое собрание прошло успешно и дало нужные результаты, необходимо учитывать несколько моментов.

Первый – четкая цель.

Не стоит проводить совещание только потому, что «так положено» или для укрепления дисциплины в коллективе. Каждое собрание – это время, которое должно быть потрачено на благо компании. Поэтому четкая цель, конкретные задачи, которые нужно решить – основа мероприятия.

Второй – тщательная подготовка.

Провести деловое совещание успешно может только тот, кто знает тему, имеет достаточно много материалов, аргументов, четко обозначает свою позицию, ее сильные стороны. При необходимости подготовка проводится и для сотрудников, заранее – раздаются материалы для изучения.

Третий – продуманная структура совещания и его четкие временные рамки.

Мозг человека не может слишком долго работать в «авральном режиме», воспринимать слишком много информации за один промежуток времени.
Поэтому вступительный доклад должен продолжаться не более 10 минут, а обсуждение вопросов не стоит затягивать надолго.

 

Структура конструктивного совещания

Подобные собрания состоят из четырех частей, и в каждой из них руководитель должен решить определенные задачи:

  1. Подготовка. На этом этапе участникам предоставляется нужная информация (повестка дня, варианты нового проекта и так далее). Важно сформировать «правильные» ожидания у сотрудников, эмоционально настроить их на эффективное взаимодействие, активное участие в обсуждении проблем, планов и решений.
  2. Начало собрания. Руководитель зачитывает короткий доклад или формирует тему и цель собрания. Это позволяет участникам настроиться на работу, отвлечься от рутинных дел.
  3. Основная часть. На этом этапе озвучивается основная задача или проблема, утверждаются ключевые вопросы, по которым должны быть приняты решения, проводится обсуждение темы, генерация идей.
  4. Завершение. Нельзя сразу после обсуждений (которые могут быть достаточно бурными) отпускать сотрудников, оставляя их спорить за пределами кабинета. После каждого совещания должен остаться конструктив, готовые идеи, которые не вызывают разногласий – это и есть правильное завершение мероприятия.

Эти правила универсальны, они подходят всем типам совещаний.

Но есть еще один момент, который не учитывают молодые руководители, новички в этой сфере: собственная психология. Нервозность и страх могут свести на нет всю подготовку, но как преодолеть неуверенность в себе, знают немногие.

Несколько советов от психологов

Как правильно проводить совещания, если вы слишком переживаете? В первую очередь нужно понять, что нервозность – это нормально. На первых порах.
Не нужно считать себя слабаком из-за комплексов или неуверенности. Этим вы еще больше загоняете себя в угол, и вместо уверенного в себе лидера сотрудники увидят дрожащее создание.
Не очень эффектно.

Но что делать?

Воспользуйтесь простыми рекомендациями.

Расслабьтесь физически.
Для этого достаточно 5 минут – просто попрыгайте, позволив рукам и голове свободно болтаться. Со стороны выглядит смешно, но такая «физкультура» позволяет снять зажимы в теле, вызванные нервным напряжением. И внешне вы будете выглядеть увереннее.

Правильная осанка.
Расправить плечи, отвести их немного назад, немного приподнять подбородок, выровнять спину.
Пара минут в таком положении, и внешняя уверенность перейдет во внутреннюю – это подтверждается исследованиями.

Медленная речь.
Явный признак нервозности – быстрый разговор, поэтому, если хотите, чтобы ваши слова имели вес, говорите медленно.

Низкий тембр.
При стрессе у людей повышается голос, из-за напряжения голосовых связок. Чтобы расслабить их, зевните несколько раз, можно прополоскать горло теплой водой.

Следите за телом.
Руки, нервно комкающие лист бумаги, постукивание ручкой, «закрытые» позы выдают неуверенность и желание побыстрее исчезнуть из кабинета.
Если вы стоите, то вас выручит аккуратная папка (ее нужно держать обеими руками, но не судорожно цепляясь). Ничего нет в руках? Берите пример с Ангелы Меркель (на многих фото у нее аккуратно сцеплены пальцы рук).
Также можно сложить кончики пальцев вместе, а кистями покачивать в такт разговору.
Ноги должны быть немного расставлены (это касается мужчин). Если руководитель – женщина, эффектной и уверенной будет поза, при которой одна нога немного выдвинута вперед, стопы слегка развернуты друг от друга.
Напоминает третью позицию в балете.

Вот и все рекомендации на тему того, как провести совещание с подчиненными.
Воспользовавшись ими, вы заслужите репутацию уверенного в себе руководителя, достойного уважения.
Действуйте!

 

Больше статей и информации читайте в моем Telegram канале: Business LIVE

P.S. Будем дружить, напишите мне в: 

FacebookInstagramYouTubeTelegramTwitterLinkedIn

С уважением, Александр Ратинский.

Полезные ссылки для вас:

Uber – 5$ на поездку, регистрируйтесь

Airbnb – 40$ на бронирование жилья

Авторские путешествия тут

Monobank [CPS, API] UA

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here