Друзья, приветствую!

Бывало ли у Вас такое
✔️ У вас накопилась целая гора дел и вы устали ее бесконечно разгребать?
✔️ У вас непрерывно появляются новые задачи и вы не знаете, в каком порядке их лучше выполнять?
✔️ Вы не знаете точно, какие дела нужно сделать в кратчайшие сроки, а что можно отложить в «долгий ящик»?
✔️ Вам сложно определять приоритет дел, чтобы эффективнее достигать поставленных целей?

Чтобы решить подобные проблемы, разработано множество методов организации и приоритизации дел. Все они отличаются сложностью, точностью и наглядностью. Для более удобного их использования разработано множество разных инструментов: специальные ежедневники, компьютерные программы, онлайн-органайзеры, мобильные приложения и т.п.

Одним из самых популярных методов является матрица Эйзенхауэра или матрица приоритетов. Его разработал президент США Дуайт Эйзенхауэр для организации своих дел и их более эффективного выполнения, когда его начали мучать проблемы, описанные в начале статьи.

Для применения этого метода нужно каждое дело оценить по двум критериям: является ли оно важным или нет и срочным или нет. Для визуализации используется прямоугольная таблица (матрица) с 4-мя клетками.

1. Важно-Срочно.

Это самые важные дела, которые нужно выполнить в ближайшее время. Кто-то таким делам, так сказать, рад, они мобилизуют человека и он выполняет их быстрее.
А для кого-то даже небольшое количество таких дел может создавать эмоциональную напряженность, стресс. Тогда человек может впадать в ступор, паниковать и откладывает такие дела, хотя осознает, что их нужно сделать как можно быстрее.
Но из-за спешки в их реализации, качество результатов может оказаться ниже, чем ожидалось. Поэтому лучше стремиться к тому, чтобы эта область была пустой.

Такие дела могут появляться из-за ошибочного планирования, неверного определения требуемых ресурсов для их выполнения, недостатка опыта, неадекватной оценки, форс-мажоров, лени и т.п.
При появлении таких дел нужно сразу проанализировать их, определить причины, по которым важное дело стало срочным, устранить их и быстро реализовать такие дела.

2. Не важно-Срочно.

Это дела, которые по каким-то причинам стали срочными, но их выполнение не особо влияет на достижение целей. Обычно в этой области находятся «чужие» дела, которые обязаны выполнять, а не которые хочется.
Такие дела лучше делегировать или отказаться от них, конечно если это не приведет к негативным последствиям (штрафам, наказаниям и т.п.).

Большое количество дел в этой области может говорить о том, что человек сильно зависит от кого-то, кто ставит перед ним задачи и использует его в качестве ресурса.
Это означает, что человек не может полноценно заниматься своими делами, а значит, не приближается к личным целям. В этом случае нужно стать свободнее, определить, кто навязывает цели, избавиться от отношений с ним или сделать их взаимовыгодными. Поэтому эту область также лучше делать пустой.

3. Важно-Не срочно.

Это самые важные дела, которые не имеют срока или он пока достаточно большой.

Эти дела нужно выполнять сразу после того, как выполнены все срочные дела. Наличие большинства дел в этой области говорит об эффективном планировании, приоритизации и управлении своей жизнью.

Такие дела выполняются равномерно, в комфортном режиме (но не медленном), а качество результатов обычно превосходит ожидания.
Следовательно, эти дела лучше всего влияют на достижение целей, поэтому нужно стараться, чтобы большинство дел находилось именно в этой области.

4. Не важно-Не срочно.

Это самые бесполезные дела, которые не стоит выполнять или можно выполнять в свободное время, например, для отдыха, развлечений. Такие дела, как правило, появляются вследствие недостаточного планирования или некорректной постановки целей. Если нельзя от таких дел отказаться, то лучше заменить их аналогичными, но более важными делами, которые окажутся в области «Важно-Не срочно». Например, вместо дела «поиграть в игру» можно выполнить «потренировать какой-то навык» или «позаниматься спортом». Также старайтесь, чтобы эта область оставалась пустой.

Таким образом, согласно этому методу, самой полезной областью является «Важно-Не срочно». Поэтому нужно выполнять постановку целей и планировать их так, чтобы большинство дел оказывались именно в этой области (но делать это нужно адекватно, а не так, что поместили сюда дело, а на самом деле его нужно было выполнить еще вчера). Тогда достижение целей будет наиболее успешным, эффективным и комфортным.

При определении порядка выполнения дел пользуйтесь следующим правилом: сначала выполняйте самые важные и срочные дела, затем – срочные неважные, затем важные несрочные.
А несрочные неважные дела, возможно, и вовсе не стоит выполнять.

Чтобы метод был еще более точным, можно использовать не 4 области, а шкалы «Важность» и «Срочность» со значениями от 0 до 10.
Тогда каждое дело нужно субъективно оценить: насколько оно важно по шкале от 0 до 10, и насколько срочным оно является также по шкале от 0 до 10.
Затем дело располагается в клетке матрицы на пересечении поставленных значений.
Аналогично изначальному варианту метода, наилучшей считается область важных и не срочных целей, т.е. с важностью 5-10 и срочностью 0-5.

Да, и еще, по матрице Эйзенхауэра – есть мобильное приложение, основанное на этой системе:

iOS: https://goo.gl/txXbmB (прямая ссылка на AppStore)

Напишите в комментариях, какие инструменты эффективности вы используете?

А я позже поделюсь с вами системой, с которой я сам работаю сейчас. Это простая система с приложением на смартфон и все другие платформы, которая помогла и помогает мне разобраться с моим потоком дел, задач, проектов и т.д.

Если это интересно и полезно, напишите в комментарии, поставьте лайк, поделитесь в соцсети.

До связи,

Александр.

Кстати, вот мой бот-помощник в Телеграм, который найдет любую информацию на этом сайте по вашему запросу.

А также подключайтесь к каналу в Telegram и получите информацию первым! (там, кстати, много эксклюзива и личного, которого нет здесь в блоге)

 

Pin It on Pinterest

Share This